Systemstilllegung von DMS Systemen

Optische Archive-Systeme werden in Unternehmen branchenübergreifend für die Ablage und gesetzeskonforme Archivierung von verschiedensten Dokumententypen eingesetzt. Der Einsatz kann dabei sehr vielfältig sein. Beispielsweise kann er sich über Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften bis hin zu Verträgen, Zeichnungen oder Krankenakten erstrecken. Oft tragen sie zu Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen bei. Ob im Bereich der Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung etc.: Ab einem gewissen Datenvolumen führt kein Weg am Einsatz eines Belegarchivs vorbei. Oft sind diese Daten mit den Daten des ERP-Systems verknüpft und unterliegen damit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die weltweit greifen. Diese liegen nicht selten im zweistelligen Bereich. Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften wie GoBD o.Ä. führen zu nicht unerheblichen Sanktionen seitens der Finanzverwaltung. Je nach Branche greifen darüber hinaus Verpflichtungen zur Datenvorhaltung. Zudem stellt sich bei anorganisch gewachsenen Unternehmen oftmals die Frage: Wie gehe ich im Fall eines Zu- oder Verkaufes mit den entsprechenden Daten und Systemzugriffen um?

Unternehmen, die im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit ERP-Systeme nutzen, sehen sich zwangsläufig mit Fragen konfrontiert.

FRAGEN WIE:

  • Was mache ich bei einem Wechsel des Belegarchivs mit meinem alten Belegarchiv?
  • Wie kann ich im Prüfungsfall – unabhängig von der Art der Prüfung wie beispielsweise Betriebsprüfung, Lohnsteueraußenprüfung, Zollprüfung etc. -noch den ordnungsgemäßen Zugriff auf die Altdaten sicherstellen?
  • Wie kann ich wieder eine Verlinkung von meinen Buchungen zum entsprechenden Beleg sicherstellen?
  • Wie kann ich im Rahmen eines Mergers noch den Zugriff auf zurückliegende Jahre gewährleisten, wenn ich künftig keinen Zugriff mehr auf das optische Archiv haben werde?
  • u.v.m.

Neben diesen Anwenderfragen kommen ebenso IT Risiken dazu wie beispielsweise:

  • Belastung des IT Budgets durch Wartungsverträge
  • Heraustrennen von Mandanten oder Buchungskreisen aufgrund des künftig fehlenden Systemzugriffs
  • Auslaufender Herstellersupport
  • Wechsel des Betriebssystems
  • u.v.m.
ViewBox als Archivierungslösung im Umgang mit alten optischen Archiven

ViewBox als Archivierungslösung im Umgang mit alten optischen Archiven

Die AvenDATA GmbH hat in den letzten Jahren bereits zahlreiche Belegarchive für Unternehmen verschiedenster Branchen archiviert. Hierbei können wir Erfahrungen in der Ablösung von Belegarchiven von Herstellern wie IXOS, Easy, d.3, Content Manager, Documentum, onDemand Archiv etc. vorweisen. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen wir kundenindividuelle Anforderungen sowie bieten die Möglichkeit auch komplexe Berechtigungsstrukturen wieder abzubilden. Zudem sind unsere Kunden in der Lage auch im Rahmen von Zu- und Verkäufen Mandanten innerhalb der ViewBox zu separieren. Damit ergibt sich nicht mehr die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung von Systemkopien. Juristische Auseinandersetzungen im Fall eines Verkaufes über die Datenbereitstellung der Daten vor dem Verkauf können so vermieden werden.

Unser Archiv-ViewBox kann global eingesetzt werden und neben Belegarchiven auch weitere unterschiedliche Systeme wie CRM-Systeme oder Mailsysteme abbilden. Als Ergebnis können Sie beispielsweise wieder Ihren Beleg gefiltert in Bezug auf Datum, Betrag oder Belegnummer etc. in Gänze einsehen und auswerten, ohne noch auf das Altsystem zugreifen zu müssen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Archivierung

  • Archiv zur Einhaltung der internen und gesetzlichen Anforderungen
  • Kosteneinsparung

  • Kosteneinsparung und Möglichkeit der Entlastung des IT- Budgets
  • Know-how

  • Keine Notwendigkeit zur Vorhaltung von systemspezifischen Know-how
  • 1 Lösung

  • 1 Lösung für verschiedenste
    Systeme
  • Auswertungen

  • Bildung von verschiedensten Auswertungen auch noch nach Jahren möglich
  • Freie Ressourcen

  • Interne Ressourcen werden freigesetzt
  • Rollenrechteverwaltung

  • Benutzer-/ Rollenrechteverwaltung um bspw. dem fehlenden Verwertungsverbot entgegenzuwirken
  • Exportmöglichkeiten

  • Verschiedenste Exportmöglichkeiten (GDPdU-Export, IDEA Export, CSV Export etc.)

Erfahrungen der Avendata Gmbh

AvenDATA kann auf Erfahrungen mit folgenden Systemen zurückgreifen

AvenDATA hat in den letzten Jahren applikationsübergreifend bereits über 450 Archivierungsprojekte im Konzernumfeld erfolgreich umgesetzt. Im Bereich ERP können wir Erfahrungen in der Archivierung von nachstehenden Applikationen vorweisen:

IXOS, onDemand Archiv, d.3, Content Manager, Documentum, Easy etc.

Gern stellen wir Ihnen auf Anfrage Referenzen zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns hierzu an.

Weiterführende Informationen

Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin vor Ort.

Haben Sie Fragen?

Wenn Sie weitere spezifische Fragen zu unseren Lösungen oder unserem Unternehmen haben, nutzen sie das nebenstehende Kontaktformular oder sprechen uns direkt telefonisch an.

+49 30 700 157 500info@avendata.com