Systemstilllegung von Mailserversystemen

Im Rahmen des digitalen Zeitalters ist der Einsatz von Mailsystemen in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Über E-Mail werden mitunter ganze Vertragsverhandlungen und Abschlüsse geregelt. Je nach Inhalt und Art der E-Mail lassen sich daraus gesetzliche Bestimmungen und Verpflichtungen zur Archivierung dieser E-Mails ableiten. Bei Nichteinhaltung drohen im Prüfungsfall mitunter nicht unerhebliche Sanktionen.

In Deutschland müssen beispielsweise nach § 147 AO E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,

sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Neben der reinen gesetzlichen Anforderung können sich für das Unternehmen auch Aufbewahrungsanforderungen aus vertraglichem Grunde ergeben.

Unternehmen sehen sich zwangsläufig mit Fragen konfrontiert wie

  • Was mache ich bei einem Wechsel des Mailserversystems mit meinem alten Mailserver?
  • Wie kann ich den Anwendern noch einen möglichst einfachen und schnellen Zugriff auf alte E-Mails geben?
  • Wie kann ich das Berechtigungskonzept wieder in einem Archiv umsetzen?
  • u.v.m.

Neben diesen Anwenderfragen kommen ebenso IT Risiken dazu wie beispielsweise:

  • Hoher Administrationsaufwand
  • Belastung des IT Budgets durch Wartungsverträge
  • Auslaufender Herstellersupport
  • Wechsel des Betriebssystems
  • u.v.m.
ViewBox als Archivierungslösung im Umgang mit alten Mailserversystemen

ViewBox als Archivierungslösung im Umgang mit alten Mailserversystemen

Die AvenDATA GmbH hat in den letzten Jahren bereits zahlreiche Mailserversysteme für Unternehmen verschiedenster Branchen archiviert. Hierbei können wir Erfahrungen in der Ablösung von Mailserversystemen von Herstellern wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange etc. vorweisen. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen wir kundenindividuelle Anforderungen. Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit, auch komplexe Berechtigungsstrukturen wieder abzubilden. Unser Archiv ViewBox kann global eingesetzt werden und neben Mailserversystemen auch weitere unterschiedliche Systeme wie CRM Systeme oder ERP - Systeme abbilden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Archivierung

  • Archiv zur Einhaltung der internen und gesetzlichen Anforderungen
  • Kosteneinsparung

  • Kosteneinsparung und Möglichkeit der Entlastung des IT- Budgets
  • Know-how

  • Keine Notwendigkeit zur Vorhaltung von systemspezifischen Know-how
  • 1 Lösung

  • 1 Lösung für verschiedenste
    Systeme
  • Auswertungen

  • Bildung von verschiedensten Auswertungen auch noch nach Jahren möglich
  • Freie Ressourcen

  • Interne Ressourcen werden freigesetzt
  • Rollenrechteverwaltung

  • Benutzer-/ Rollenrechteverwaltung um bspw. dem fehlenden Verwertungsverbot entgegenzuwirken
  • Exportmöglichkeiten

  • Verschiedenste Exportmöglichkeiten (GDPdU-Export, IDEA Export, CSV Export etc.)

Erfahrungen der Avendata Gmbh

Über 450 Archivierungsprojekte

AvenDATA hat in den letzten Jahren applikationsübergreifend bereits über 450 Archivierungsprojekte im Konzernumfeld erfolgreich umgesetzt.

4PM, ADABAS, Addison, Agresso, APKF, Argon, Arriba, AS400, Avaloq, Axapta, Baan, Basis, Brain, Branchware, BS-2000, BSI, Business One, CARAT, Clinicom, CSS, D3, Datev, DCW, Diamant, Diaprod, Dogas, Easy Archiv, EDI Invoice, Eigenentwicklungen, ERP, Exact, FAMAC, Fibu, FileNET, Fileserver, Fischer System, Foss, Hamburger Software IBM, HP / Unix Eigenentwicklungen, Hyperion, IAS, IBM on Demand, IFiV, IFSiV, INAS, Infor, INTEGRA, INTEGRA IFS, IP1, ISF, IWS 400, JD Edwards, JDE One World, KAF, KIS, Klinika, Kondor+, Kordoba, kVASy, L5000, Lawson, Lexware, Loga, Lotus Notes, Mainframe - Systeme, MAS90, medico, MegaPlus, MESONIC, MFG/Pro, MHDS, Microsoft Dynamics, Movex, NAV, Navision, optisches Archiv, Oracle, Orgasoft, OTRS, P&I Loga, Paba/Q, Paisy, Peoplesoft, Portolan, Pro Alpha, PS, QAD, Ratioplan, RenCS, Request Tracker, Sage, Sage KHK, SAP R/2 - SAP ECC 6.0, Schilling, SDV, ShopFloor, SIMBA, SISPRO, Soft M, STEEB, Sun, Thierry, Trema, V10, V3, Vamos, Varial, Vega, Vegas, Wohndata, Xal, Xentis, ZAW

Gern stellen wir Ihnen auf Anfrage Referenzen zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns hierzu an.

Weiterführende Informationen

Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin vor Ort.

Haben Sie Fragen?

Wenn Sie weitere spezifische Fragen zu unseren Lösungen oder unserem Unternehmen haben, nutzen sie das nebenstehende Kontaktformular oder sprechen uns direkt telefonisch an.

+49 30 700 157 500info@avendata.com