Belegarchiv (dokumentációs archiválási) / optikai bizonylati rendszerek leállítása

Az optikai archiválási rendszereket szektortól függetlenül a vállalatok különböző dokumentumtípusok tárolására és a jogszabályoknak megfelelő archiválására használják. A felhasználási terület igen változatos. Kiterjedhet a számlákon, szállítóleveleken, jóváírásokon túl a szerződésekre, feljegyzésekre és beteg-nyilvántartási aktákra is. Gyakran hatékonyságnövelő és folyamat-optimizáló hatásuk van. Mindegy, hogy a könyvelési, árugazdálkodási, bérszámfejtési vagy más területen is, egy bizonyos adatmennyiség felett már nincs más megoldás. Ezek az adatok gyakran kapcsolódnak vállalatirányítási rendszerek adataihoz, így jogszabályi megőrzési kötelezettség vonatkozik rájuk, melyek nemzetközi hatályúak. Ezek nem ritkán kétszámjegyű tartományban mozognak. Az elektronikus adattárolásra vonatkozó törvények (mint például a német GoBD) és szabályok be nem tartása az adóhatóság nem csekély szankcióját vonják maguk után. Az egyes szektorokra ezen túlmenően különböző adattárolási kötelezettségek vonatkoznak. A nem organikusan növekvő cégek esetében gyakorta felmerül a kérdés: mi a teendő a vonatkozó adatállományokkal és rendszerhozzáférésekkel vállalatrészek vétele vagy eladásakor?

Azon vállalatok, melyek üzleti tevékenységük során optikai archívumot alkalmaznak, gyakorta találkoznak olyan kérdésekkel,...

Mint

  • Mi történik a régi Belegarchiv (dokumentációs archiválási) rendszerrel, ha lecseréljük azt egy másikra?
  • Vizsgálatok esetén – a vizsgálat típusától függetlenül, legyen az audit, külső jövedelemadózási vizsgálat, vámvizsgálat, stb. - hogyan biztosítható a régi adatokhoz való megfelelő hozzáférés?
  • Hogyan lehet a könyvelés és a hozzá tartozó bizonylatok kapcsolatát megfelelően biztosítani?
  • Egy vállalat-összeolvadás után hogyan biztosítható a megelőző évek adataihoz való hozzáférés, ha a jövőben az optikai archívumhoz nem lesz már hozzáférés?
  • stb.

Ezen felhasználói kérdések kiegészülnek az IT-kockázatokkal, mint:

  • Az IT-költségvetést terhelő rendszerfenntartási szerződések
  • Tagvállalatok vagy üzemegységek elkülönítése a későbbiekben a hiányzó rendszer-hozzáférés okán
  • Kifutó gyártói támogatás
  • Operációs rendszer cseréje
  • stb.

A ViewBox mint a régi optikai archívumokkal kapcsolatos archiválási megoldás

Az AvenDATA GmbH az elmúlt években számos Belegarchivot (dokumentációs archívumot) archivált a legkülönfélébb szektorokban tevékenykedő vállalatok számára. Ennek kapcsán jelentős tapasztalatot szereztünk olyan szoftvergyártók, mint az IXOS, Easy, d.3, Content Manager, Documentum, onDemand Archiv, egyebek által előállított Belegarchivok (dokumentációs archívumok) lecserélésében. A törvényi előírások teljesítése mellett figyelembe vesszük az ügyfelek egyéni elvárásait, valamint felkínáljuk a lehetőséget komplex jogosultsági struktúrák leképezésére is. Ezen túlmenően ügyfeleinknek lehetőségük van cégeladások vagy –vásárlások kapcsán az egyes üzemegységek Viewboxban való leválasztására. Ezáltal nincsen szükség rendszermásolatok megtartására. Elkerülhetőek a jogi viták is az értékesítés során, az adatok értékesítés előtti átadása által. A ViewBox archiválási rendszerünk általánosan is felhasználható, és alkalmas Belegarchivok (dokumentációs archívumok) mellett további rendszerek, mint a CRM-rendszerek vagy levelezési rendszerek leképezésére is. Ennek eredményeként lehetőség van például az archív dokumentumok dátum, tárgy, iratszám, vagy más kritériumok szerinti teljes körű áttekintésére vagy kiértékelésére anélkül, hogy a régi rendszereket használnánk.

A kínált

  • Archiválás

  • A belső, valamint a törvény által előírt követelményeknek megfelelő archiválás
  • Költséghatékonyság

  • Költségcsökkentés és az IT-költségvetés tehermentesítésének lehetősége
  • Know-how

  • Nincs szükség rendszerspecifikus Know-how fenntartására
  • Megoldás

  • egyetlen megoldás a különböző
    rendszerekre
  • Kiértékelés

  • A legkülönbözőbb kimutatások készíthetők el még évek múltán is
  • Szabad erőforrások

  • Belső erőforrások szabadulnak fel
  • A felhasználók jogosultságainak menedzselése

  • Felhasználói és szerepek szerinti jogosultságok kezelése, például a hiányzó felhasználási tilalmak ellen
  • Exportlehetőségek

  • A legkülönbözőbb exportálási lehetőségek (GDPdU-Export, IDEA Export, CSV Export stb.)

Tapasztalatunk

Tudjon meg többet

Az AvenDATA az elmúlt évek során több mint 450, különböző rendszerekkel kapcsolatos archiválási projektet bonyolított le sikeresen ügyfelei számára. a Belegarchivok (dokumentációs archívumok) terén tapasztalatot szereztünk a következő alkalmazásokkal:

IXOS, onDemand Archiv, d.3, Content Manager, Documentum, Easy etc.

Kérésére referenciákkal és rendszerleírásokkal is szívesen szolgálunk. Lépjen velünk kapcsolatba.

További Információ

Ha további kérdései lennének, vagy információra van szüksége, örömmel állunk rendelkezésére. Szívesen egyeztetünk Önnél egy időpontot.

Kérdése van?

Amennyiben további kérdései lennének megoldásaink vagy cégünk kapcsán, kérjük használja a kapcsolati űrlapot vagy keressen bennünket telefonon.

+49 30 700 157 500info@avendata.com